La región de Benelux, compuesta por Bélgica, Países Bajos y Luxemburgo, está experimentando avances en la adopción de la factura electrónica. Actualmente, la factura electrónica se encuentra ampliamente extendida en las contrataciones con la administración pública, regulada por la normativa europea. Sin embargo, en lo que respecta a las relaciones entre empresas privadas, el proceso avanza a diferentes ritmos.
Factura electrónica en Bélgica
En el ámbito B2G (business-to-government), existe la obligación de emitir factura electrónica a todos los proveedores de instituciones públicas en el país. Esta obligatoriedad se ha implementado de forma gradual, en función del tamaño de los contratos públicos.
Por otro lado, no es obligatoria la firma electrónica y las facturas deben conservarse por un plazo de 7 años.
Factura electrónica B2B en Bélgica
El Ministerio de Finanzas belga ha anunciado la intención de implementar la factura electrónica B2B obligatoria a partir de julio de 2024 de forma escalonada. Se ha propuesto una implementación gradual que consta de tres fases, todavía por confirmar:
1. Julio de 2024: Contribuyentes establecidos en Bélgica con un volumen de negocios anual, excluido el IVA, durante el año natural 2023, superior a 9.000.000 de euros.
2. Enero de 2025: Sujetos pasivos establecidos en Bélgica con un volumen de negocios anual, excluido el IVA, durante el año natural 2023, superior a 700.000 euros pero no superior a 9.000.000 o superior a más de 700.000 euros, IVA excluido, durante el año natural 2024.
3. Julio de 2025 (por confirmar): Pequeños contribuyentes de menos de 700.000 euros.
Factura electrónica en Países Bajos
Países Bajos inició la obligatoriedad de facturar electrónicamente en 2017 para las licitaciones públicas. En estos momentos, tanto las administraciones públicas centrales como las autoridades de contratación deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas. Además, los proveedores con contratos posteriores a enero de 2021 deben emitir facturas electrónicas; aquellos con contratos anteriores quedan sujetos a la voluntariedad.
Las administraciones públicas centrales están conectadas a la plataforma central llamada Digipoort, que a su vez está conectada a la red Peppol. Las facturas electrónicas pueden ser enviadas en formato Peppol BIS 3.0. Las empresas privadas pueden usar facturas electrónicas siempre y cuando tengan la aceptación por parte de sus clientes y la factura cumpla con los requisitos legales.
Factura electrónica en Luxemburgo
La factura B2G es obligatoria para todas las empresas en Luxemburgo, y la masificación finalizó en marzo de 2023. Las facturas electrónicas deben enviarse a través de la red Peppol con los estándares Peppol-BIS 3.0. En un futuro, se prevé el envío de las e-Invoicing de forma manual a través de una página web y mediante formulario electrónico, lo que facilitará su extensión para aquellas empresas con un volumen bajo de facturación.
En el ámbito de las gestiones compliance, desde 2011 el organismo tributario de Luxemburgo puede exigir a las empresas el envío del fichero electrónico FAIA con toda la información contable en caso de auditoría.
La adopción de la factura electrónica en Benelux presenta diferentes escenarios en cada país, con obligatoriedad en B2G en Bélgica, avances graduales en la implementación B2B y la obligatoriedad en Luxemburgo. Es importante que las empresas y proveedores se mantengan informados sobre las fechas y requisitos para adaptarse a estas nuevas regulaciones en el ámbito de la facturación electrónica. Mantenerse al día con estos cambios es clave para seguir operando de manera eficiente y cumplir con los requerimientos legales en la región Benelux.
