5 razones para automatizar la gestión de gastos de viaje corporativos

Los viajes corporativos son imprescindibles para las empresas, ya que representan oportunidades de expansión a nuevos mercados, mayor volumen de ventas y creación de relaciones de negocios. 

Gastos de Viaje: una gran fuga de dinero

En la actualidad los viajes de negocios son el segundo rubro en el que más gastan las compañías, tan sólo después de la nómina (de acuerdo con estudios de SAP Concur en 2018). Por lo que su automatización se hace cada vez más necesaria para deducir los gastos, evitar fugas de dinero y ahorrar tiempos.

Es por esto que te damos las 5 razones por las cuales automatizar tu proceso de administración, aprobación y deducción de gastos de viaje:

  1. Monitoreo de Presupuesto

La más importante razón es poder tener el control del presupuesto asignado para los viajes de los empleados; además de topes fiscales para hacer los gastos de viaje y viáticos deducibles, tener un fondo fijo y contar con los respaldos asociados y una matriz de autorizaciones clara para excepciones al gasto y anticipos.

  1. Reglas de Negocio y Políticas de gastos

Contar con una herramienta te ayuda a establecer políticas de gastos y reglas de negocio que ayudan a tener un control sobre los límites de gastos y mejor entendimiento en el proceso de autorizaciones.

Así mismo, esta automatización ayuda a que el personal conozca y acate las políticas, facilita y agilizando el proceso de requisición de viaje para los colaboradores.

  1. Autorizaciones ágiles

Las autorizaciones pueden llegar a perderse entre correos, tener una herramienta para automatizar permite un solo repositorio de todas las autorizaciones, la posibilidad de jerarquizar por niveles de mando y lo más importante, mejorar la experiencia del usuario en todas las áreas relacionadas.

  1. Facturación y Contabilidad

La gestión de entrega, recepción y validación fiscal de facturas en un solo repositorio conviene a la contabilidad, así como la generación de las pólizas necesarias y su integración a los sistemas contables de la compañía; se ahorra tiempo en solicitudes por correo y envío de comprobantes sin validación.

  1. Mejor entendimiento y Reportes

Con el tiempo se podrá predecir un comportamiento de gasto de las áreas y así definir mejores políticas y reglas de negocio que se adapten a las necesidades de cada área.

Se podrán analizar los rubros de gastos y poder aplicar mejores políticas. Con una herramienta para automatizar el proceso, la generación de reportes es ágil y sencilla.

Prospectiva tiene una solución para automatizar tu proceso de gastos de viaje, conoce más información aquí

 

Las tendencias que marcarán la industria de TI en 2019

Te compartimos las 10 principales tendencias en tecnología que Gartner presentó en su Symposium/ITxpo en Orlando, Florida. Entre las cuales destacan tendencias que cambiarán los modelos de negocios radicalmente a corto plazo y otras no tan reconocidas que impactarán y transformarán las industrias hasta el 2028.

 

Tendencia nº 1: Cosas Autónomas “Autonomous things”

Ya se trate de autos, robots o agricultura, las cosas autónomas usan la Inteligencia Artificial (AI por sus siglas en inglés) para realizar tareas que tradicionalmente realizan los humanos. La sofisticación de la inteligencia varía, pero todas las cosas autónomas utilizan la Al para interactuar de forma más natural con sus entornos.

Las cosas autónomas existen en cinco tipos:

  • Robótica
  • Vehículos
  • Drones
  • Accesorios
  • Agentes

Esta tendencia cambiará radicalmente las industrias que realizan entregas y que monitorean transporte.

 

Tendencia nº 2: Analítica Aumentada “Augmented analytics”

En un mundo donde el análisis de los datos es crucial para hacer crecer a los negocios, los datos han sobrepasado las capacidades humanas para generar hipótesis y concluir resultados. La analítica aumentada representa la tercera ola de datos y capacidades analíticas, de igual forma que los científicos de la información utilizan algoritmos automatizados para explorar más hipótesis. Las plataformas de ciencia de datos y de aprendizaje automático transformarán la manera en que las empresas generan insights de negocios basados en el análisis de los datos, deslumbrando patrones escondidos que la capacidad humana no tiene posibilidad de ver ni analizar.

“En 2020, más del 40% de las tareas de la ciencia de datos estarán automatizadas”. David Cearley, Vicepresidente Analista de Gartner.

 

Tendencia nº 3: Desarrollo impulsado por Inteligencia Atificial (AI)

El desarrollo basado en la inteligencia artificial analiza las herramientas, las tecnologías y las mejores prácticas para integrar la “AI” en las aplicaciones y utilizarla para crear herramientas impulsadas por “AI” para los procesos de desarrollo.

El mercado pasará de centrarse en datos científicos asociados con desarrolladores a desarrolladores que operan de manera independiente utilizando modelos predefinidos entregados “as a service” aumentando la eficiencia.  Esta tendencia también está llevando a un uso más generalizado de los desarrolladores de software virtual y aplicaciones sin licenciamiento.

 

Tendencia nº 4: Gemelos Digitales “Digital Twins”

En la actualidad, la atención se centra en los gemelos digitales en el IoT (Internet de las Cosas), que podrían mejorar la toma de decisiones al proporcionar información sobre mantenimiento y confiabilidad, información sobre cómo un producto podría funcionar de manera más eficaz en un cambio de entorno, datos sobre nuevos productos y permitir el monitoreo en tiempo real para mejorar la eficiencia de los procesos.

 

Tendencia nº 5: Computación Perimetral “Empowered Edge

Actualmente, el enfoque de esta tecnología es el resultado de la necesidad de que los sistemas del Internet de las Cosas (IoT por sus siglas en inglés) ofrezcan capacidades desconectadas o distribuidas en el mundo IoT integrado. La computación perimetral es una topología donde el procesamiento de la información y la recopilación y entrega de contenido se ubican más cerca de las fuentes de la información, con la idea de que manteniendo el tráfico local se reducirá la latencia. En general, se espera que para 2028 la Inteligencia Artificial se moverá hacia el “borde” en una variedad de dispositivos “endpoint”; desde dispositivos industriales hasta pantallas, teléfonos inteligentes y generadores de energía para automóviles.

 

Tendencia nº 6: Tecnologías inmersivas

Hasta 2028, las plataformas de conversación, que cambian la forma en que los usuarios interactúan con el mundo, y tecnologías como la realidad aumentada (AR), la realidad mixta (MR) y la realidad virtual (VR), que cambian la forma en que los usuarios perciben el mundo; conducirán a una nueva experiencia inmersiva. La Realidad Aumentada (AR), Mixta (MR) y Virtual (VR) muestran potencial para una mayor productividad al promover la interacción a distancia.

 

Tendencia nº 7: Cadena de bloques “BlockChain”

Blockchain permite a las empresas rastrear una transacción y trabajar con partes no confiables sin la necesidad de una parte centralizada. Blockchain podría potencialmente reducir los costos, tiempos de liquidación de transacciones y mejorar el flujo de efectivo.

 

Tendencia nº 8: Espacios Inteligentes

Un espacio inteligente es un entorno físico o digital en el que los humanos y los sistemas habilitados por la tecnología interactúan en ecosistemas cada vez más abiertos, conectados, coordinados e inteligentes. A medida que la tecnología se convierte en una parte más integrada de la vida diaria, los espacios inteligentes entrarán en un período de entrega acelerada que mejorará la vida y la convivencia social y laboral, además de ahorrar energía y costos; por ejemplo las ciudades inteligentes, oficinas inteligentes o fábricas conectadas.

 

Tendencia nº 9: Ética digital y privacidad

Los consumidores son cada vez más conscientes del valor de su información personal y están más preocupados por la forma en que la utilizan entidades públicas y privadas. Las entidades gubernamentales pondrán cada vez más atención a la seguridad de los datos personales y las empresas que no prestan atención corren el riesgo de una reacción negativa del consumidor y sanciones legales.

 

Tendencia nº 10: Computación cuántica

La computación cuántica es un tipo de computación no clásica que se basa en el estado cuántico de las partículas subatómicas que representan información como elementos denominados bits cuánticos o “qubits”.  Las computadoras cuánticas son capaces de trabajar teóricamente en millones de cálculos a la vez, cuando sea un servicio comercialmente disponible, asequible y confiable, transformará a las industrias.

 

En Prospectiva trabajamos para estar a la vanguardia de estas tendencias y ser su aliado para llevar su negocio al siguiente nivel.

Puedes encontrar el artículo completo de Gartner en: https://gtnr.it/2CJJYGp

Obligaciones SAT 2019: el año de la recaudación fiscal

La Secretaría De Hacienda Y Crédito Público (SHCP) planea recaudar 11 % más que 2018

Las obligaciones publicadas en el Diario Oficial de la Federación durante los últimos años han tenido una meta clara: una mayor y más eficiente recaudación fiscal. Y el ejercicio 2019 no se queda atrás; el gobierno federal tiene como meta obtener 3.2 billones de pesos solo por impuestos. Así que es importante seguir al pie de la letra tus obligaciones ya que cualquier error podría ser efecto de multas importantes.

Aquí el resumen de las obligaciones más importantes que entraron en vigor en 2018 y que siguen vigentes para este 2019, Prospectiva es tu aliado para dar cumplimiento y evitar sanciones:

 

Factura electrónica 3.3

La versión 3.3 de la factura electrónica entró en vigor el 1 de julio de 2018, por lo que tu sistema de facturación deberá integrar los cambios para emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en esta nueva versión.

 

Facturas de Recepción de Pagos

En vigor desde el 1 de abril del 2018, se incorpora la emisión de un complemento de pago para las contraprestaciones que no se paguen en una sola exhibición (pago en parcialidades):

> El valor total de la operación en el momento en que ésta se realice.
> Por cada uno de los pagos que se efectúen.
> Cuando se reciba el pago de la contraprestación en una sola exhibición, pero ésta no sea cubierta al momento de la expedición del CFDI, incluso cuando se trate de operaciones a crédito y éstas se paguen totalmente en fecha posterior a la emisión del CFDI correspondiente.

Así mismo, una solución para  la recepción de las facturas de recepción de pago es clave para poder llevar el control de parcialidades, pagos y comunicación con los proveedores.

 

Nuevo esquema de Cancelación de Facturas

En el nuevo esquema de cancelación de facturas que entró en vigor a partir del 1 de noviembre de 2018, se requiere de la aceptación del receptor para autorizar la cancelación de la factura, por lo que se adiciona el envío de esta solicitud a los sistemas y la comunicación con el SAT para la obtención de las respuestas y la cancelación pueda generarse de acuerdo a a las reglas de cancelación.

 

Otras obligaciones nuevas para 2019

Eliminación de la compensación Universal

Otra medida contra la evasión fiscal que ha causado polémica entre el sector empresarial. La compensación universal era un esquema mediante el cual el contribuyente que resultara con un saldo a favor, por ejemplo, del Impuesto al Valor Agregado (IVA), podía pagar con éste otros impuestos, es decir, lo compensaba. Tras la eliminación en la Ley de Ingresos, a partir de 2019 se podrán recuperar los saldos a favor del IVA únicamente mediante el acreditamiento contra el impuesto a cargo que corresponda. En resumen, esos saldos a favor tendrán que ser sujetos de una petición de devolución.

Complemento de Pago

El SAT anunció que el Complemento de Pago del CFDI es obligatorio.La factura electrónica versión 3.3 trae como cambio el complemento de recepción de pagos.

El complemento de pago debe emitirse cuando:
1.- Los pagos no se realicen en una sola exhibición es decir, se genera un CFDI por el valor total de la operación y después, un CFDI por cada uno de los pagos que se reciban con su respectivo complemento para recepción de pagos.

2.- El pago en una sola exhibición o posterior se debe de utilizar el complemento siempre que se trate del mismo ejercicio fiscal.

3.- Pago a crédito siempre y cuando se paguen en su totalidad a la fecha posterior a la emisión del comprobante.

Las modificaciones traen consigo las siguientes ventajas:
• Evita cancelaciones indebidas de facturas.
• Evita falsas duplicidades de ingresos en facturación de parcialidades.
• Sabrás si una factura ha sido o no pagada.