Los viajes corporativos son imprescindibles para las empresas, ya que representan oportunidades de expansión a nuevos mercados, mayor volumen de ventas y creación de relaciones de negocios. 

Gastos de Viaje: una gran fuga de dinero

En la actualidad los viajes de negocios son el segundo rubro en el que más gastan las compañías, tan sólo después de la nómina (de acuerdo con estudios de SAP Concur en 2018). Por lo que su automatización se hace cada vez más necesaria para deducir los gastos, evitar fugas de dinero y ahorrar tiempos.

Es por esto que te damos las 5 razones por las cuales automatizar tu proceso de administración, aprobación y deducción de gastos de viaje:

  1. Monitoreo de Presupuesto

La más importante razón es poder tener el control del presupuesto asignado para los viajes de los empleados; además de topes fiscales para hacer los gastos de viaje y viáticos deducibles, tener un fondo fijo y contar con los respaldos asociados y una matriz de autorizaciones clara para excepciones al gasto y anticipos.

  1. Reglas de Negocio y Políticas de gastos

Contar con una herramienta te ayuda a establecer políticas de gastos y reglas de negocio que ayudan a tener un control sobre los límites de gastos y mejor entendimiento en el proceso de autorizaciones.

Así mismo, esta automatización ayuda a que el personal conozca y acate las políticas, facilita y agilizando el proceso de requisición de viaje para los colaboradores.

  1. Autorizaciones ágiles

Las autorizaciones pueden llegar a perderse entre correos, tener una herramienta para automatizar permite un solo repositorio de todas las autorizaciones, la posibilidad de jerarquizar por niveles de mando y lo más importante, mejorar la experiencia del usuario en todas las áreas relacionadas.

  1. Facturación y Contabilidad

La gestión de entrega, recepción y validación fiscal de facturas en un solo repositorio conviene a la contabilidad, así como la generación de las pólizas necesarias y su integración a los sistemas contables de la compañía; se ahorra tiempo en solicitudes por correo y envío de comprobantes sin validación.

  1. Mejor entendimiento y Reportes

Con el tiempo se podrá predecir un comportamiento de gasto de las áreas y así definir mejores políticas y reglas de negocio que se adapten a las necesidades de cada área.

Se podrán analizar los rubros de gastos y poder aplicar mejores políticas. Con una herramienta para automatizar el proceso, la generación de reportes es ágil y sencilla.

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